應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應(yīng)包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。數(shù)字圖像存儲注意事項。山西文書檔案數(shù)字化專賣

紙質(zhì)檔案數(shù)字化注意事項：應(yīng)配備專有的加工場地，并進行合理的布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等專業(yè)工作區(qū)域。加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化的設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，熟悉相關(guān)標準規(guī)范并能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。為強化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強對外聘工作人員的審核。西藏一站式檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化的制度范圍。

應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。工作文件管理應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應(yīng)包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。

存儲格式紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。圖像命名應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的真實性。建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。檔案數(shù)字化存儲格式。

應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達到預(yù)期目標。場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理存放等工作進行規(guī)范。檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)。山西文書檔案數(shù)字化專賣

檔案數(shù)字場地管理制度。山西文書檔案數(shù)字化專賣

應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。檔案數(shù)字化外包紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。山西文書檔案數(shù)字化專賣