高、校檔案館是面向學生、教職工等群體辦、理檔案業(yè)務的窗口，每年要為眾多畢業(yè)生、教職工、在校生、用人單位等個人或機構提供檔案業(yè)務辦、理服務。在信息化快、速發(fā)展的當下，傳統(tǒng)人工業(yè)務辦、理模式問題諸多。對業(yè)務申請人而言，辦、理一項業(yè)務常常需要多次往返高、校檔案館，線下溝通成本較高。而對檔案館業(yè)務辦、理者來說，日常業(yè)務量較大，業(yè)務記錄眾多，采用傳統(tǒng)的電話、手工登記模式辦、理業(yè)務，效率較低，且業(yè)務數據難以管理和統(tǒng)計。所以，對于高、校檔案館而言，建立一個能實現(xiàn)遠程線上業(yè)務申請、審批、辦、理的一站式檔案業(yè)務服務平臺十分必要。 在單位公眾微信號中增加檔案業(yè)務辦理入口即可，業(yè)務辦理靈活自由。吉林在線遠程服務利用系統(tǒng)服務方案

詳細的業(yè)務日志，實現(xiàn)工作可稽可查

系統(tǒng)為每個業(yè)務申請單提供完整的業(yè)務日志，從用戶提交申請開始到業(yè)務辦理結束，詳細記錄各時間節(jié)點該申請單辦理的過程信息。實現(xiàn)對業(yè)務申請人、審批人等業(yè)務流程的追溯。

統(tǒng)計和分析，為整體工作的統(tǒng)籌提供數據支撐

系統(tǒng)從人員工作量、業(yè)務申請量、材料消耗量等多個方面提供數據統(tǒng)計和分析，為檔案館領導對每個時間段工作人員的工作量大小、各類業(yè)務辦理的次數以及業(yè)務辦理所消耗的物料提供準確的數據報表。為管理者對整體工作總結和規(guī)劃提供數據支撐。 吉林在線遠程服務利用系統(tǒng)服務方案確定文件存取接口，支持FTP/HTTP協(xié)議下的遠端文件訪問，確保各部門歸檔的文件能夠即時完成傳輸和儲存。

    系統(tǒng)設有清晰直觀的業(yè)務列表，方便業(yè)務一鍵申請。它在互聯(lián)網上開放業(yè)務辦、理窗口，畢業(yè)生、用人單位等群體能在業(yè)務前臺瀏覽業(yè)務列表，然后一鍵申請業(yè)務辦、理。系統(tǒng)提供詳細的業(yè)務申請單，用戶可隨時查看業(yè)務辦、理進度。該系統(tǒng)有業(yè)務申請單記錄功能，用戶通過此模塊能在線了解各業(yè)務當前的辦、理狀態(tài)和進度，及時知曉辦、理結果。此外，系統(tǒng)還提供辦事指南來輔助用戶辦、理業(yè)務。它對外公布辦事指南，用戶可在線查看各項業(yè)務辦、理的注意事項，從而更好地申請業(yè)務，一定程度上提升辦、理效率。

    在功能特性上，它緊密參照GJ檔案局頒發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》來打造，將規(guī)定里涉及的功能點全都囊括在內，沒有任何缺失，功能十分完備。而且它還有一定的拓展性，能夠敏銳察覺到不同用戶的各類需求，據此靈活開發(fā)新功能，面對復雜多樣的檔案管理場景，依靠自身強大的功能儲備，也能應對自如。操作方面，產品以功能齊全又操作簡易為目標，依據功能的重要程度與日常使用頻次細致分類。這樣一來，新用戶初次接觸，就能較快了解關鍵功能，順利上手，**減少了學習成本，使得檔案管理流程不會因操作困難而停滯不前。頁面設計遵循實用性原則，簡潔大方，操作交互層級不多。用戶發(fā)出指令后，系統(tǒng)能馬上回應。這種簡潔的頁面，各個年齡段的人都能輕松學會操作，規(guī)避了日常工作中因頁面繁雜帶來的麻煩，實實在在提升工作效率，為檔案管理營造出便利、舒適的操作環(huán)境。 用戶可以在系統(tǒng)中查看辦理結果，并獲取所需的檔案材料。

    檔案收集這個環(huán)節(jié)有著各式各樣便捷的操作方法，給檔案管理工作打下了穩(wěn)固的基礎。在手工錄著模式中，系統(tǒng)很是貼心，專門設置了對應的功能，它的錄著頁面被細致地分成檔案條目與電子文件兩個板塊。特別要提的是，錄著頁面的展示形式特別靈活，像元數據究竟有多少、錄著框的長寬大小，還有它們所處的具體的位置等等，都能夠按照實際的需求以及日常的使用習慣來自行安排調整，能較好地適應不同狀況下的錄著需要。批量導入、掛接與EEP封裝模式同樣出彩。一方面，系統(tǒng)為批量導入檔案條目信息提供了有力支撐，還能把與之對應的檔案電子全文批量掛接起來，不管是大家熟悉的Excel文件格式，還是別的合適的文件類型，統(tǒng)統(tǒng)都能順暢地導入。而且，當導入流程啟動的時候，系統(tǒng)會提前行動，對即將導入的數據仔細地查看，盡可能保證數據不出錯，躲開因為數據質量不佳帶來的偏差，使得導入工作穩(wěn)穩(wěn)當當。另一方面，按照GJ檔案局針對檔案數據進館封裝所制定的嚴格要求，系統(tǒng)有著很強的EEP封裝導出功能，保證檔案數據能以合乎規(guī)定、符合標準的方式完成封裝，達到進館的條件，為檔案能夠被妥善地保存以及后續(xù)的利用筑牢根基。 根據用戶反饋和需求，不斷完善系統(tǒng)的功能和界面設計。福建高校遠程服務利用系統(tǒng)服務外包工作規(guī)范

數字化與智能化：系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案利用的數字化和智能化管理，減少了檔案管理員的工作量，提高了工作效率。吉林在線遠程服務利用系統(tǒng)服務方案

   檔案館緊密貼合學、校的各項工作安排，踏踏實實地推進作風建設。以構建“五型”單位為著力點，通過“五心”服務承諾落實工作理念。具體而言，面對師生時態(tài)度要熱心，解答疑問時要有耐心，接收批評得虛心，審核材料務必細心，處理問題堅守公心，秉持“微笑服務、創(chuàng)新舉措、務實推進、追求提升”的理念做事。自今年5月遠程服務利用系統(tǒng)開啟運行后，已有超1000人次享受到服務。借助網上便捷的一鍵申辦功能，實實在在地實現(xiàn)了服務模式的轉變，從以前師生得“多次往返奔波”，變?yōu)椤爸恍枧芤惶恕?，如今更是達成“無需跑腿”的新局面，為大家提供了極大便利。吉林在線遠程服務利用系統(tǒng)服務方案